當中小型企業希望發展時，他們通常會忘記考慮改進人力資源流程和系統。 正確的人力資源管理軟件可以幫助HR團隊增強對員工數據的控制，優化生產力，為未來做計劃，并最終為管理層和高管提供更好的戰略投入。

以下幾點，很好的概述了人力資源管理系統適合不斷發展的業務的重要原因。

1、隱私和數據安全 

雇主的工作是保護員工的個人數據，并確保信息不被濫用。 投資人力資源管理系統是確保強大可靠的安全功能提供員工數據安全的重要一步。 

人力資源管理系統有兩種安全功能。 第一個是保護數據免受外部威脅（例如黑客或身份盜用者）的攻擊，第二個是防止未經授權的用戶訪問信息的攻擊。

帶有薪資功能的人力資源管理系統通過保護密碼訪問背后的數據并將信息存儲在內部硬件上，提供了一種更安全（且負擔得起）的薪資處理方式 。

2、讓員工生活更輕松

并非只有人力資源人員需要訪問力資源管理系統中保存的信息。 系統需要保證不僅員工可以獲取自己的私人信息，而且經理也可以。 

人力資源管理系統自助服務功能（譬如東寶DHG）極大地減少了信息請求的處理和等待時間，例如訪考勤、流程審批、個人聯系信息、文檔等，借助系統，員工可以隨時訪問信息和處理事務，從而幫助公司變得更加敏捷。

3、管理策略工具

所有商業軟件解決方案都應作為有助于實施公司戰略的工具，而人力資源管理系統也不例外 。 因此，人力資源管理軟件解決方案應該能夠提取正確的信息，將其組織到報告中，并將該信息快速交付給正確的人員。

正確的軟件解決方案是一種易于生成報告并將可操作信息傳遞給管理層的解決方案 。 它既需要保留靜態信息，又需要收集與員工記錄保持相關的動態項目，以確保遵守政府法規。 例如福利、薪酬、請假、休假等。

4、促進內部溝通

良好溝通的關鍵要素之一是傳輸信息的準確性。人力資源管理系統提供了一個集中式結構，公司可以在其中保留其員工信息的單個記錄。 這樣可以消除各個部門保留的糾紛和不準確的記錄，并使重復輸入的數據易于捕獲。

從更實際的角度來看， 人力資源管理解決方案應該有助于人力資源與員工之間的溝通。 一些人力資源管理系統允許HR設置電子郵件警報并通過在線小工具傳遞信息，從而在需要注意時通知員工、經理、HR和薪資人員。

5、提高工作效率

當員工不得不中斷HR員工訪問信息時，浪費了大量時間。 就像我們上面提到的那樣，具有員工自助服務功能的解決方案可以大大提高溝通的透明度和效率。

人力資源管理系統還提供了改進的數據管理功能，在有需要訪問和使用此信息時節省時間。 。

投資于人力資源管理系統的選擇將取決于公司所處的成熟程度。成長中的公司無疑會感到在不利用力資源管理系作為管理戰略工具的情況下，手動保留重要的HR信息和流程的痛苦，意識到人力資源管理系統的高效能大力度促進員工的工作。