如今很多企業逐漸意識到企業人力資源管理的重要性，開始著手應用人力資源管理系統來解決企業人力資源管理問題。同樣，Excel作為電子表格數據記錄的最佳工具也被很多小企業用于企業人事管理，也能夠滿足平時的員工信息記錄、績效數據、工資管理等需求。但是在企業實際做人力資源管理的過程中，絕大多數企業選擇使用人力資源管理系統而不采用Excel軟件來進行人事管理，除了因為人力資源管理系統在(zai)專(zhuan)業(ye)性上遠超Excel外，在(zai)功能和便捷(jie)性上也符(fu)合企業(ye)HR的需求。

那么為什么EXCEL不能(neng)取代專業的人(ren)力資(zi)源管理系統(tong)(tong)呢？我們分(fen)析了Excel電子表格和人(ren)力資(zi)源管理系統(tong)(tong)的以下本(ben)質區別和一些優缺點。

一、數據存儲和安全

1.人力資源系統比Excel更適合數據(ju)存儲，便于(yu)企業內部(bu)(bu)的長期數據(ju)管理(li)，從而根據(ju)后(hou)期的歷史數據(ju)分析企業內部(bu)(bu)情況，為(wei)領(ling)導決策提供有力(li)的依據(ju)。

2.人力資源系統的安(an)全性遠遠高于(yu)電子表格(ge)。人力資源管(guan)理(li)系統(tong)具有專業的數據(ju)(ju)管(guan)理(li)和備份機制，可有效防(fang)止Excel易受病毒攻擊，造成Excel文件損壞，或因操作(zuo)人員誤操作(zuo)造成數據(ju)(ju)丟失。

3.人力資源系統也可以通過權(quan)限管理來(lai)控(kong)制數據，這樣只有相應的人員(yuan)才能看(kan)到相應的信(xin)息(xi)，太多的企(qi)業秘密不會暴露(lu)給(gei)太多的人員(yuan)。但(dan)是，人力資源(yuan)管理系(xi)統并不是簡單的依靠密碼來(lai)保護我們的數據安全，而是記錄(lu)每個操(cao)作過系(xi)統的人的信(xin)息(xi)，并保存相關操(cao)作，以便發現異常情況(kuang)后進(jin)行恢復工作。

二、數據信息集成便于獲取

就具(ju)體(ti)應用而言，用Excel分析小(xiao)批量數(shu)據非(fei)常困(kun)難。內置功能幾乎可(ke)以滿足現(xian)實中90%以上的(de)數(shu)據分析需求。此外，它的(de)數(shu)據報(bao)告功能是(shi)靈活的(de)，它是(shi)足夠簡單的(de)。即(ji)使從數(shu)據的(de)角度來(lai)看，也可(ke)以很容易地為中學生總結出一(yi)份小(xiao)報(bao)告。這是(shi)電子表格(ge)的(de)最大優(you)勢。

但是，如果在企業(ye)中使(shi)用Excel進行長期的數(shu)據(ju)存儲(chu)和(he)海量(liang)數(shu)據(ju)分析，將會(hui)給企業(ye)帶來(lai)災(zai)難性的后(hou)果，因為Excel只能作(zuo)為桌面數(shu)據(ju)庫使(shi)用，任何查詢都會(hui)導(dao)致所有數(shu)據(ju)的重(zhong)新計算(suan)，這不僅會(hui)使(shi)計算(suan)機疲憊不堪，還(huan)會(hui)占用大量(liang)的CPU，并對內存造成沉重(zhong)的負擔。

此外，員工的個人信息涉及到很多方面，包括學歷、出生日期、工資、考勤數據、五險一金信息、合同簽訂信息等。它可能存儲在多個文檔中，可能是excel、word，甚至只是出現在員工注冊的紙質表單上。一般來說，定期組織人事信息并不容易，更不用說更新了，因為它太多了。這樣，就不能保證人員信息的準確性。想象一下，如果領導需要一份人事報告，該報告中的數據涉及多個文檔的內容，這是一項復雜且勞動密集型的工作。如果企業使用人力資源管理系統，人事報告的生成或導出是幾分鐘的事情，甚至是一個關鍵。因此，人事管理系統是一個智能化和集成化的信息源。企業越重視人力資源管理，就越能認識到人事管理系統作為信息來源的(de)優勢，這(zhe)對企(qi)業(ye)的(de)人力決策有很大的(de)幫助(zhu)。它能把企(qi)業(ye)的(de)發(fa)展帶到一個新(xin)的(de)水平。

三、數據處理量和數據存儲容量

1.我們使用(yong)的電子表格可以很好地處理一些數(shu)據(ju)量很小(xiao)的文(wen)件，但是(shi)(shi)當數(shu)據(ju)量達到(dao)10，000時，電子表格的處理速度和(he)效率會慢慢感(gan)到(dao)非常困難，這也(ye)是(shi)(shi)對(dui)計算機(ji)性能的一大(da)考驗。如果我們在Excel中應用(yong)大(da)量的公式和(he)宏(hong)，速度和(he)穩定性會大(da)大(da)降低；

2.對(dui)于一些長期(qi)使用電子表格(ge)的(de)企業來說，由于數據(ju)長期(qi)存放在(zai)不同的(de)電子表格(ge)文件中，往往需(xu)要使用表格(ge)關聯等(deng)功能來獲取(qu)所(suo)需(xu)的(de)統計數據(ju)，這也是(shi)對(dui)計算機性能和(he)操(cao)作(zuo)人員技術水(shui)平的(de)測(ce)試；

3.因為單(dan)個的Excel不能存(cun)(cun)(cun)儲太多的數據(ju)，否則很容易導致文(wen)件(jian)(jian)崩(beng)潰或者(zhe)打開速度慢，所(suo)以(yi)我們(men)只能將(jiang)(jiang)這些數據(ju)存(cun)(cun)(cun)儲在(zai)不同的文(wen)件(jian)(jian)中(zhong)。但是，如果(guo)我們(men)很久以(yi)前(qian)突(tu)然想查詢(xun)，當我們(men)想再次搜索這個文(wen)件(jian)(jian)的時候，我們(men)不可避免(mian)的會(hui)在(zai)上面花(hua)費大量的時間，并且存(cun)(cun)(cun)在(zai)嚴重的安全(quan)隱(yin)患，這將(jiang)(jiang)會(hui)影響到企業(ye)的工作和收入。

4.使用人(ren)(ren)(ren)力資(zi)源(yuan)管理(li)(li)系(xi)(xi)統(tong)后，可(ke)以處理(li)(li)的數(shu)據量將大(da)(da)大(da)(da)提高。只要(yao)有足(zu)夠的硬(ying)盤空間，人(ren)(ren)(ren)力資(zi)源(yuan)管理(li)(li)系(xi)(xi)統(tong)就可(ke)以存儲更多的數(shu)據；在(zai)處理(li)(li)這些大(da)(da)量數(shu)據時(shi)，不需(xu)要(yao)等待很長時(shi)間。像(xiang)傻瓜一樣的操作(zuo)界面會讓你更方便地處理(li)(li)數(shu)據，并(bing)隨意(yi)獲取你想(xiang)要(yao)的數(shu)據信息(xi)。人(ren)(ren)(ren)力資(zi)源(yuan)管理(li)(li)系(xi)(xi)統(tong)將給我(wo)們的工作(zuo)帶來質的變化(hua)。

四、方便訪問查詢的信息庫

如果不使用人事管理系統，所有人(ren)(ren)(ren)事數(shu)據(ju)(ju)的(de)(de)(de)(de)提取將依賴于人(ren)(ren)(ren)力，而人(ren)(ren)(ren)力通常(chang)掌握在企(qi)(qi)業(ye)的(de)(de)(de)(de)某(mou)個(ge)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)手中。如果領(ling)導想查閱某(mou)個(ge)數(shu)據(ju)(ju)，他(ta)需要先找到一(yi)個(ge)負責該(gai)數(shu)據(ju)(ju)統計的(de)(de)(de)(de)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)。然(ran)后(hou)(hou)(hou)，主(zhu)管員(yuan)工(gong)(gong)(gong)將在電腦(nao)中搜索各種數(shu)據(ju)(ju)，最(zui)后(hou)(hou)(hou)將其匯總成一(yi)份報告，然(ran)后(hou)(hou)(hou)發送(song)給領(ling)導。在這(zhe)個(ge)耗時(shi)(shi)的(de)(de)(de)(de)過程中，最(zui)重要的(de)(de)(de)(de)不是(shi)數(shu)據(ju)(ju)不及時(shi)(shi)。最(zui)致命(ming)的(de)(de)(de)(de)是(shi)，人(ren)(ren)(ren)工(gong)(gong)(gong)獲取的(de)(de)(de)(de)數(shu)據(ju)(ju)在與考勤數(shu)據(ju)(ju)、工(gong)(gong)(gong)資數(shu)據(ju)(ju)等人(ren)(ren)(ren)為因(yin)(yin)素(su)混合后(hou)(hou)(hou)可(ke)能(neng)(neng)會(hui)被修(xiu)改。對于領(ling)導者來(lai)說，這(zhe)可(ke)能(neng)(neng)是(shi)為某(mou)個(ge)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)花更(geng)多(duo)(duo)錢的(de)(de)(de)(de)問題。然(ran)而，如果越(yue)來(lai)越(yue)多(duo)(duo)的(de)(de)(de)(de)員(yuan)工(gong)(gong)(gong)知(zhi)道這(zhe)種黑箱操作(zuo)，員(yuan)工(gong)(gong)(gong)會(hui)對企(qi)(qi)業(ye)產生什(shen)么樣的(de)(de)(de)(de)負面想法？有沒有人(ren)(ren)(ren)愿意在一(yi)個(ge)不能(neng)(neng)保證公平的(de)(de)(de)(de)企(qi)(qi)業(ye)里呆很長時(shi)(shi)間？人(ren)(ren)(ren)事管理(li)(li)系統提供(gong)的(de)(de)(de)(de)數(shu)據(ju)(ju)是(shi)第一(yi)手的(de)(de)(de)(de)，未經(jing)修(xiu)改。修(xiu)改后(hou)(hou)(hou)，管理(li)(li)員(yuan)可(ke)以(yi)通過操作(zuo)日(ri)志找到它。因(yin)(yin)此，人(ren)(ren)(ren)事管理(li)(li)系統可(ke)以(yi)保證人(ren)(ren)(ren)事數(shu)據(ju)(ju)的(de)(de)(de)(de)全面、準確和未經(jing)過濾，是(shi)企(qi)(qi)業(ye)主(zhu)和員(yuan)工(gong)(gong)(gong)可(ke)以(yi)完(wan)全信任(ren)的(de)(de)(de)(de)數(shu)據(ju)(ju)。

五、人力資源管理系統功能強大，提供更加個性化的操作

1.通過(guo)以上的(de)(de)了解(jie)，Excel確實有很好(hao)(hao)的(de)(de)表現，可以幫助我們(men)提(ti)高工作效率。然而，當企(qi)業面(mian)臨大量的(de)(de)內部數(shu)(shu)(shu)據處(chu)理(li)、歷(li)史數(shu)(shu)(shu)據查(cha)詢、歷(li)史數(shu)(shu)(shu)據比較等問(wen)題(ti)時，Excel的(de)(de)功能將受到嚴(yan)重的(de)(de)限制，這既(ji)不能很好(hao)(hao)地滿(man)足我們(men)的(de)(de)需求，也不能保證我們(men)的(de)(de)數(shu)(shu)(shu)據安全，這將是(shi)企(qi)業長期管理(li)的(de)(de)一(yi)大隱患。

2.我們的(de)(de)(de)(de)人力資源(yuan)管理系統(tong)不僅很好地解決了Excel的(de)(de)(de)(de)問題，而且通過長(chang)期被(bei)許多(duo)客戶應(ying)用(yong)，不斷完(wan)(wan)善我們的(de)(de)(de)(de)人力資源(yuan)管理系統(tong)。現在可以與(yu)Excel完(wan)(wan)美結(jie)合(he)，充(chong)分利用(yong)Excel的(de)(de)(de)(de)優(you)勢，將二者(zhe)的(de)(de)(de)(de)優(you)勢結(jie)合(he)起來(lai)，提高我們的(de)(de)(de)(de)工作效(xiao)率，保證數據的(de)(de)(de)(de)安(an)全性和完(wan)(wan)整性；

3.在人力資源(yuan)管(guan)(guan)理系(xi)統中，我們(men)還(huan)提供(gong)歷史(shi)數據(ju)的(de)分析功能，比較企(qi)(qi)業過(guo)去留下的(de)歷史(shi)數據(ju)，了解企(qi)(qi)業的(de)運作情況，實時(shi)控(kong)制企(qi)(qi)業的(de)內部情況，為企(qi)(qi)業管(guan)(guan)理層(ceng)的(de)決(jue)策層(ceng)提供(gong)良好的(de)依據(ju)。

4.根據我(wo)們(men)實(shi)施(shi)的(de)(de)這些企業案例，人力(li)資源管理(li)系(xi)統是為人力(li)資源涉及(ji)的(de)(de)各個方(fang)(fang)面(mian)開發的(de)(de)軟件，而Excel是一(yi)個通用的(de)(de)小(xiao)型軟件。然而，在人力(li)資源管理(li)方(fang)(fang)面(mian)，我(wo)們(men)需(xu)要更(geng)多(duo)的(de)(de)個性(xing)化設置，所以(yi)人力(li)資源管理(li)系(xi)統將是我(wo)們(men)在人力(li)資源管理(li)方(fang)(fang)面(mian)的(de)(de)最(zui)佳選擇。

六、有利于企業擇優選拔人才

當(dang)只有(you)(you)excel管理(li)人(ren)(ren)力資源信息時，如(ru)(ru)果領導(dao)者(zhe)想根據員(yuan)(yuan)(yuan)工的(de)技能(neng)或優(you)(you)勢來選(xuan)擇(ze)人(ren)(ren)才(cai)，那么領導(dao)者(zhe)必須將員(yuan)(yuan)(yuan)工的(de)人(ren)(ren)事(shi)(shi)檔案翻(fan)一番，并(bing)且只能(neng)憑記(ji)(ji)憶記(ji)(ji)住某個人(ren)(ren)有(you)(you)什么優(you)(you)勢來滿足他(ta)們(men)的(de)選(xuan)擇(ze)需求，這是不夠(gou)客觀和全面(mian)的(de)。人(ren)(ren)事(shi)(shi)管理(li)系統可(ke)以對員(yuan)(yuan)(yuan)工的(de)數(shu)據進行分類和搜(sou)索。例如(ru)(ru)，如(ru)(ru)果領導(dao)想在企業中(zhong)找到(dao)一個英語口語優(you)(you)秀(xiu)的(de)人(ren)(ren)才(cai)，他(ta)可(ke)以通(tong)過(guo)在人(ren)(ren)事(shi)(shi)管理(li)系統的(de)人(ren)(ren)事(shi)(shi)信息數(shu)據庫中(zhong)搜(sou)索條件來快(kuai)速定(ding)位所需的(de)人(ren)(ren)才(cai)。如(ru)(ru)果有(you)(you)更多的(de)匹配人(ren)(ren)員(yuan)(yuan)(yuan)，他(ta)可(ke)以繼續(xu)根據設置的(de)條件進行篩選(xuan)，直到(dao)選(xuan)出最合(he)適的(de)人(ren)(ren)才(cai)。

使用專業(ye)的(de)人力資源(yuan)(yuan)管(guan)理系統不僅可(ke)(ke)以提(ti)高員工的(de)工作效率，而(er)且企(qi)(qi)業(ye)決策者必須看到的(de)是，實施人事管(guan)理軟件后，整合、準確(que)、全面的(de)信息(xi)不僅可(ke)(ke)以使企(qi)(qi)業(ye)主對(dui)企(qi)(qi)業(ye)的(de)人力資源(yuan)(yuan)有一(yi)個準確(que)、全面的(de)了解，而(er)且可(ke)(ke)以成為(wei)企(qi)(qi)業(ye)領導進行人力決策的(de)最有價值(zhi)的(de)參考，這是excel無法為(wei)企(qi)(qi)業(ye)做到的(de)！